2018 - 04 - 08 發布2018 - 10 - 01 實施
國家檔案局
前 言
本標準按照 GB/T 1.1—2009給出的規則起草。
本標準由國家檔案局提出并歸口。
本標準起草單位：國家檔案局檔案館（室）業務指導司、青島市檔案局。
本標準主要起草人：許卿卿、丁德勝、楊來青、鄒杰、張紅、陶一鳴。
本標準為首次發布。
紙質歸檔文件裝訂規范
1 范圍
本標準規定了紙質歸檔文件的裝訂材料、要求和方法。按照《歸檔文件整理規則》整理的其他門類檔案的紙質文件材料可以參照執行。
本標準適用于各級機關、團體、企事業單位和其他社會組織。
2 規范性引用文件
下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。
GB/T 398—2008 棉本色紗線
GB/T 451.2—2002 紙和紙板定量的測定（ISO 536：1995，EQV）
GB/T 451.3—2002 紙和紙板厚度的測定（ISO 534：1988，IDT）
GB/T 455—2002 紙和紙板撕裂度的測定（ISO 1974：1990，EQV）
GB/T 1545—2008 紙、紙板和紙漿水抽提液 PH 的測定（ISO 6588：1981，MOD）
GB/T 3916—1997 紡織品卷裝紗 單根紗線斷裂強力和斷裂伸長率的測定（ISO 2062：1993，EQV）
GB/T 8693—2008 紡織品-紗線的標示（ISO 1139：1973，MOD）
GB/T 20878—2007 不銹鋼和耐熱鋼牌號及化學成分
DA/T 22—2015 歸檔文件整理規則
DA/T 25—2000 檔案修裱技術規范
QB/T 1151—2011 訂書釘
QB/T 1962—2011 漿糊
3 術語和定義
下列術語和定義適用于本文件。
3.1? 歸檔文件 archivaldocument
立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種文件材料，包括紙質和電子文件材料。
[DA/T 22—2015，定義 3.1］
3.2? 裝訂 binding
通過線裝法、粘接法、變形材料裝訂法、封套法等方式，將歸檔文件以件為單位進行固定的過程。
3.3? 線裝法 sewingbinding
將歸檔文件以三孔一線、直角或多孔一線等方式進行縫合的裝訂方法。
3.4? 變形材料裝訂法deformation material binding
將歸檔文件以不銹鋼訂書釘、不銹鋼夾固定在一起的裝訂方法。
3.5? 粘接法 adhesivebinding
將歸檔文件以漿糊等粘合劑粘合在一起的裝訂方法。
3.6? 封套法 envelopebinding
用無酸紙制作成上方開口或上方、側面開口的封套，將歸檔文件夾裝其中的裝訂方法。
4 總則
4.1 穩定性原則
應對歸檔文件進行仔細檢查和評估，制定適宜的裝訂方案。方案應考慮文件保管期限、文件紙張質量、文件厚度、縱橫向、訂口空白尺寸、原裝訂方式等因素。裝訂方案確定后，應保持相對穩定。
4.2 最小影響原則
裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響。應避免多次裝訂，原裝訂方式符合文件保管期限等相關要求的，應維持不變。
4.3 一致性原則
裝訂應有利于歸檔文件的保護和管理。相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應相對統一。
4.4 安全簡便原則
裝訂應牢固安全、簡便實用、整潔美觀。裝訂材料不能包含或產生可能損害歸檔文件的物質。
5 裝訂需求類型和裝訂方式選擇
5.1 裝訂需求
根據歸檔文件保管期限和整理要求，歸檔文件裝訂需求分成 5 類：
a）類型 A：永久保管；
b）類型 B：定期30 年保管，需要移交檔案館；
c）類型 C：定期30 年保管，不需要移交檔案館；
d）類型 D：定期10 年保管；
e）類型 E：需永久或定期保管，但尚未完成整理、數字化工作，需要臨時固定。
5.2 裝訂方式
5.2.1 歸檔文件裝訂一般采用線裝法（T1直角裝訂、T2 縫紉機軋邊裝訂、T3 三孔一線裝訂）、變形材料裝訂法（T4 不銹鋼訂書釘裝訂、T5 不銹鋼夾裝訂）、粘接法（T6 漿糊裝訂）、封套法（T7 封套裝訂）4 個類型 7 種方式。
5.2.2 歸檔文件裝訂不得使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等可能對歸檔文件造成危害或固定效果不佳的裝訂方式。
5.3 裝訂方式選擇
5.3.1 類型 A 對應裝訂方式：T1、T2、T3；T4、T6。具體來說：
a）永久保管的歸檔文件，宜采用線裝法裝訂。歸檔文件頁數較少的，采用手工進行直角裝訂（T1）或縫紉機軋邊裝訂（T2），頁數較厚的，采用三孔一線裝訂（T3）。
b）永久保管的歸檔文件，可采用不銹鋼訂書釘裝訂（T4）、漿糊裝訂（T6）。不銹鋼訂書釘、漿糊材質應滿足歸檔文件永久保管的需要。頁數較少的，采用不銹鋼訂書釘裝訂（T4）或漿糊裝訂（T6），頁數較多的，采用不銹鋼訂書釘裝訂（T4）。
c）永久保管的歸檔文件，不可使用不銹鋼夾裝訂（T5）、封套裝訂（T7）。
5.3.2 類型 B 裝訂方式和要求按照 5.3.1 執行。
5.3.3 類型 C 對應裝訂方式：T1、T2、T3、T4、T6；T5、T7。具體來說：
a）定期30年保管，不需要移交檔案館的歸檔文件，宜采用線裝法裝訂。歸檔文件頁數較少的，采用手工進行直角裝訂（T1）或縫紉機軋邊裝訂（T2），頁數較厚的，采用三孔一線裝訂（T3）。
b）定期30年保管，不需要移交檔案館的歸檔文件，可采用不銹鋼訂書釘裝訂（T4）、漿糊裝訂（T6），不銹鋼訂書釘、漿糊材質應滿足歸檔文件長期保管的需要。頁數較少的，采用不銹鋼訂書釘裝訂（T4）或漿糊裝訂（T6），頁數較多的，采用不銹鋼訂書釘裝訂（T4）。
c）定期30年保管，不需要移交檔案館的歸檔文件，也可采用不銹鋼夾裝訂（T5）、封套裝訂（T7）。
5.3.4 類型 D 對應裝訂方式：T1-T7。
定期10年保管的歸檔文件，可采用直角裝訂（T1）、縫紉機軋邊裝訂（T2）、三孔一線裝訂（T3）、不銹鋼訂書釘裝訂（T4）、不銹鋼夾裝訂（T5）、漿糊裝訂（T6）、封套裝訂（T7）任意一種方式裝訂。
5.3.5 類型 E 對應裝訂方式：T5、T7。
永久或定期保管，但尚未完成整理、數字化工作，需要臨時固定的，宜采用不銹鋼夾裝訂（T5）、封套裝訂（T7）（見附錄A）。
6 裝訂材料
6.1 基本要求
用于裝訂的材料，無論是其自身還是通過與其它材料及環境之間的接觸反應，均不能包含或產生任何可能損害歸檔文件的物質。
6.2 棉紗線
6.2.1 線裝法中的直角裝訂（T1）、縫紉機軋邊裝訂（T2）、三孔一線裝訂（T3）均應采用棉紗線，棉紗線規格、質量、檢測應按 GB/T 398—2008 的規定進行。
6.2.2 直角裝訂（T1）、縫紉機軋邊裝訂（T2）、三孔一線裝訂（T3）用棉線的粗細應與 GB/T 8693—2008 所描述的R72texf4 規格的棉線相當。線的斷裂強度應不低于 15 N，檢測應按 GB/T 3916—1997 的規定進行。
6.3 不銹鋼訂書釘
6.3.1 不銹鋼訂書釘產品質量要求（外形尺寸、釘面、釘腳、釘腳斜度、 B、C、E 種缺陷、粘牢度、外觀、訂紙性能、釘條枚數）、試驗方法、檢測規則應按照 QB/T 1151—2011 執行。
6.3.2 不銹鋼訂書釘材質應選用S30408 不銹鋼，沿海地區應選用耐腐蝕性能更優的不銹鋼。不銹鋼規格、質量、檢測應按照 GB/T 20878—2007 執行。
6.4 不銹鋼夾
不銹鋼夾僅適用于需要臨時固定的歸檔文件，符合行業產品質量要求即可。
6.5 漿糊
6.5.1 漿糊質量要求（游離甲醛限量、外觀、PH、粘接性、防霉力、耐寒性）、試驗方法、檢測規則應按照 QB/T 1962—2011 執行。
6.5.2 漿糊在滿足 6.5.1 質量要求的基礎上，還應符合 DA/T 25—2000 的要求。
6.6 封套
6.6.1 封套用紙應輕薄、結實，材質選擇對歸檔文件不應有負面影響或潛在負面影響。
6.6.2 紙張定量應在 110 g/m2 ～160 g/m 2 之間，檢測應按 GB/T 451.2—2002 的規定進行。
6.6.3 紙張的 pH 值應大于等于 6，檢測應按 GB/T 1545—2008規定的冷抽提法進行。
6.6.4 紙張撕裂度應大于 850mN，檢測應按 GB/T 455—2002 的規定進行。
6.6.5 紙張單層緊度應在 0.6g/cm 3 ～1.0 g/cm 3 之間，檢測應按 GB/T451.3—2002 的規定進行。
7 裝訂要求
7.1 一般要求
7.1.1 歸檔文件裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行修整。歸檔文件已破損的，應按照 DA/T 25—2000 予以修復；字跡模糊或易退變的，應予復制。歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。
7.1.2 裝訂要求牢固，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字。裝訂后文件平整。
7.2 T1 直角裝訂
7.2.1 T1 直角裝訂自歸檔文件上邊、側邊各 2 cm 處入針，在上方環繞后再在側面環繞（或在側方環繞再在上方環繞），再在上方（或側方）繞半圈后與入針線頭打結。打結可以選擇在上方（側方），也可以選擇在入針處（見附錄 B 圖 B.1）。縫線與歸檔文件結合緊密的，也可以不打結，但入針、出針處應保留 1.5 cm 左右的線頭。
7.2.2 T1 直角裝訂應選取較細縫線針，以雙線為宜，以便縫線緊實。拉緊打結后的縫線形成直角，與上方、側方邊緣形成正方形（見圖 B.2）。
7.3 T2 縫紉機軋邊裝訂
7.3.1 縫紉機軋邊裝訂是用縫紉機在文件左上進行斜角裝訂（見圖 B.3），入針、出針位置以距版面左上角頂端 2 cm-3 cm 為宜。
7.3.2 縫紉機軋邊裝訂應選用鎖式縫合縫紉機，不得使用鏈式縫合縫紉機。
7.3.3 縫紉機軋邊裝訂針腳距離應盡量加大，入針、出針處應保留 1.5 cm 左右的線頭。
7.3.4 縫紉機軋邊裝訂應避免文件縫合處形成斷裂。
7.4 T3 三孔一線裝訂
7.4.1 T3 三孔一線裝訂是用錐子或三孔一線打孔機在文件左側打孔后再穿線、打結的裝訂方式。
7.4.2 T3 三孔一線裝訂采取擠壓式打孔，以免對文件造成過多損害。打孔前先用夾子固定文件右側，確定孔距后用錐子或三孔一線打孔機打孔。三孔之間的距離，豎版文件以 8 cm-10cm 為宜，橫版文件以 6 cm-8cm 為宜。三孔與左側距離不低于 1.5 cm。
7.4.3 穿線時，先將裝訂繩對折，將兩個繩頭并齊后從文件背面穿入中間孔，再將繩頭分別向下穿入兩邊的孔中，并從由裝訂繩形成的圈中交叉穿過。用力拉緊兩個繩頭，使裝訂繩緊縛文件，再將兩個繩頭在中件孔處打結（見圖 B.4）。
7.4.4 T3 三孔一線裝訂在打結后應保留 1.5 cm 左右的繩頭，并在打結處用力壓實（見圖 B.5）。
7.5 T4 不銹鋼訂書釘裝訂
7.5.1 T4 不銹鋼訂書釘裝訂應在歸檔文件左側兩釘裝訂，訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各 7 cm為宜（見圖 B.6）。
7.5.2 T4 不銹鋼訂書釘裝訂應無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固，歸檔文件不掉頁。
7.5.3 需要拆除不符合要求的訂書釘再用不銹鋼訂書釘裝訂的，拆除時應盡量減輕對歸檔文件的損害，不銹鋼訂書釘的裝訂位置盡量與原訂書釘保持一致。原裝訂位置不適宜繼續裝訂的，不銹鋼訂書釘的裝訂位置可稍偏移。
7.5.4 T4 不銹鋼訂書釘裝訂在符合 7.5.1-7.5.3 要求的前提下，應盡量減少重復裝訂次數，以盡量降低對紙張可能造成的危害。
7.6 T5 不銹鋼夾裝訂
7.6.1 T5 不銹鋼夾應在歸檔文件上方或左側一訂裝訂，訂位為不銹鋼夾外緣距版面左上角頂端2cm-3cm 為宜（見圖 B.7、圖B.8）。
7.6.2 T5 不銹鋼夾裝訂時，不同文件的裝訂位置應錯開，以方便裝盒，節省保存空間。
7.7 T6 漿糊裝訂
7.7.1 T6 漿糊裝訂采取左上角粘貼法，即在文件左上角涂抹漿糊進行裝訂。漿糊裝訂前應將漿糊調勻。
7.7.2 漿糊涂抹一般以離上方、側方邊緣 2 cm-2.5cm 處為圓心，1 cm 為半徑，涂抹的漿糊與上方、側方應留有空白。漿糊涂抹時注意用量適宜，分布均勻。
7.7.3 T6 漿糊裝訂在粘貼后要壓實、晾干，待完全干燥后再裝盒。
7.8 T7 封套裝訂
T7封套裝訂是指將待裝訂的歸檔文件放入封套。文件放入后應保證文件平整，不能出現折、皺情況。
